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2010年12月21日 (火)

メールの書き方

2000年を過ぎてから急速に、電子メールが普及した。
そういった中で、色々と気になることがある。

今回は、2つ書いておこうかな。

まず、一つ目。

一斉送信の仕方。

知らない人にとっては知らないことだろうから責められないけれど、でも知っておかないといけない。
滅茶苦茶大事なことだから。

一斉送信するときに、普通に「宛先」もしくは「To」に全てのメールアドレスを書き込んで送信する人がいる。
全ての人たちが、知っている者同士であればいいのだけれど、そうでない場合は、これはよくない送信方法。

ちょっと横道にずれるけれど、「宛先」もしくは「To」に記述するアドレスは、「絶対」に読んでほしい人を対象にすること。
もし、返事は必須ではないけれど、参考程度に読んでほしい、という場合は、「CC」を使うべき。
(CC=Carbon Copyの略。)

例:
報告書を上司に送信。でも、同僚にも読んでほしい。
To: 上司のアドレス
CC: 同僚のアドレス1、同僚のアドレス2

送られてきた側は、自分のアドレスがどこに入っているかによって、そのメールをどこまで真剣に読まなければいけないか、を判断する。

閑話休題。

次に、不特定多数に一斉通報したい、でも、全ての人たちが繋がっていない場合の送信方法。

上記のように、ToやCCを使ってはいけない。
今のご時世、こういう情報って取扱い要注意。

例えば、取引先全てに一斉送信したい場合、ToやCCで送ってしまったら、その人が取引している人たち全てが、送信された側に知られてしまう。
これは、取引上問題になるし、また、プライバシーの問題としてもよろしくない。

この場合、どうやって送信するか。

間違いないのは、一件ずつToで送信すること。
これが一番確実。

でも、かなりの数があったらそんなことはできない、その場合はどうするか。
「BCC」を使用する。
(Blind Carbon Copyの略。)

BCCに、送信アドレスを全て記述すれば、誰に送ったかは先方には伝わらない。

記述方法:
To: 自分のアドレス
BCC: 送信したいアドレス1、送信したいアドレス2、送信したいアドレス3・・・・・・・・・

仕事でガシガシ使っている人にとっては当たり前のことだけれど、プライベートをベースにして使っている人は案外知らないようだ。

上記は基本中の基本なので、是非、知っておいてほしいと思う。

そして、次。

「題名」の書き方。

プライベートの場合は、題名に関してはとやかく言うつもりはない。
が、ビジネスにおいて、この「題名」の書き方って案外大事だと思う。

そのメールがどういう用件かすぐにわかるような一文にするべきだと僕は思う。

例えば、見積り依頼なら、「結婚式撮影の見積り依頼について」とか。

そうすれば、送られてきた方は、そのメールが何について書かれているか、一目瞭然。

でも、ビジネスとして、以下のような題名で送られてきた時は、正直、「僕」としてはその人のビジネスのやり方に疑問を感じる。

「何々です。」

この何々は「送信者の名字」。
例えば、鈴木さんだったら、「鈴木です」と題名に書くのである。

違う用件であっても、毎回毎回こういう題名だと、この人仕事できない人なんだ、って思ってしまう。(笑)
(理由としては、仕事にとって時間はとても大事だから。それなのに、こちら側で一瞬でそのメールは何について書かれているか判断させてくれないって、とっても不親切だと思う。
また、後日、必要あってそのメールを探す時に、題名が全て「鈴木です」だと、めっちゃわかりにくい。(笑))

やりとりするのが本当に初めてなら、名前を書くのもいいと思う。
が、一度やりとりすれば、基本的には、そのメールソフトなりなんなりが、その人の名前を記録してくれるはず。
(送信者の方で、きちんとその人の名前が設定されているか、自分の方で、アドレス帳でその人の名前を設定しておくことが前提だけれど。)
次からは、送信者欄を見れば、誰が送ってきたかわかると思う。
(例え送信者欄でわからなくても、メール内に名前を絶対書くでしょう。)
だから、いちいち、題名に送信者の名前を書く必要性はない。

仕事なのだから、内容はないよう(死)、っていうメールなんて送信しないでしょう。
だったら、その内容を要約する一文を題名にするのが賢明。

蛇足。
例えば何か質問があったとする。
その場合、題名に「質問です」とだけ書くよりも、「連絡先についての質問です」とより具体的に書いておくのがいいでしょう。
これも上記と同じで、一見して、そのメールが何について書かれているか知らせるためにも。

こういう人が結構いるので、なんかなぁ、と思いながらいつも見ているのである。(笑)
いや、これ、僕だけではなく、仕事をしている人って、こういうのを案外見ていると思うよ。
だから、これを読んだ人でそういうことをしていた人は、今から改めましょう!

僕が90年代にサラリーマンをしていた時って、こういうのって「当たり前」だったんだけれどね。

まだまだ言いたいことはあるけれど、上記2つはめちゃ大事なことだと思うので書いておこう。

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コメント

おはさん、こんにちは。
今年5月頃(?)神戸の写心展にお邪魔しました「ごん」と言います。

本日おはさんからクリスマスメール届きました。有難うございます。

また来年お会いできる日を楽しみに
しています。

投稿: | 2010年12月21日 (火) 15時27分

ごんさん、メッセージ残し、有り難うございます!

無事、クリスマスメールが届いたようで何よりです。

是非、来年、またお会いしましょう!

よい年末年始を!!

投稿: おは | 2010年12月21日 (火) 15時51分

日本人のビジネスメールは丁寧すぎると海外から言われているらしいですがやっぱりビジネスマナーは知っておいて損はなんですよね。

投稿: のり | 2010年12月21日 (火) 18時49分

コメント有り難うございます。

雑よりも丁寧な方がよりいいと思いますし、相手が不快感を感じないっていうのが大事ですよね。

投稿: おは | 2010年12月22日 (水) 03時55分

とても魅力的な記事でした。
また遊びにきます。
ありがとうございます。

投稿: 職務経歴書の書き方の見本 | 2011年1月13日 (木) 13時34分

そんなに大したこと書いていないと思いますが、読んで頂いて嬉しく思います。
何度でも遊びに入らして下さい!
コメント、有り難うございました。

投稿: おは | 2011年1月13日 (木) 14時42分

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